Ab 2025 tritt in Deutschland eine wichtige gesetzliche Änderung im Bereich der Rechnungsstellung in Kraft: die sogenannte E-Rechnungspflicht. Diese Regelung betrifft insbesondere Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen, und hat das Ziel, die Rechnungsstellung effizienter und transparenter zu gestalten. Hier sind die wichtigsten Aspekte, die Unternehmen wissen sollten:

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das automatisierte und digitale Verarbeitung ermöglicht. Das gängige Format dafür ist XRechnung, welches den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Dies stellt sicher, dass Rechnungsdaten wie Beträge, Steuersätze und Produkte maschinenlesbar und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können.

2. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern wie Behörden, Ämtern und öffentlichen Institutionen Geschäftsbeziehungen unterhalten. Dies betrifft auch Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen oder Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor erbringen.

3. Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Der Hauptgrund für die Einführung der E-Rechnungspflicht ist die Effizienzsteigerung. Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung sollen Fehler reduziert und der administrative Aufwand verringert werden. Zudem dient die E-Rechnung der Bekämpfung von Steuerhinterziehung, da die automatische Verarbeitung Transparenz schafft und Manipulationen erschwert.

4. Welche Formate sind zulässig?

Neben dem deutschen Standard XRechnung wird auch das europäische Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) unterstützt, sofern es der EN 16931 entspricht. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die technische Infrastruktur haben, um diese Formate zu erstellen und zu verarbeiten.

5. Welche Strafen drohen bei Nicht-Einhaltung?

Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden, riskieren, dass ihre Rechnungen nicht akzeptiert werden. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen und im schlimmsten Fall zur Nichteinhaltung von Verträgen führen. In einigen Fällen könnten sogar Sanktionen drohen, wenn die Vorgaben wiederholt missachtet werden.

6. Vorbereitungen für Unternehmen

Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten. Dazu gehört die Einführung geeigneter ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), die in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Viele Softwarelösungen bieten bereits heute die Möglichkeit, Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu generieren. Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter schulen, um die neuen Anforderungen problemlos umsetzen zu können.

7. Vorteile der E-Rechnung

Neben der Pflicht bietet die E-Rechnung auch zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Schnellere Verarbeitung: Durch automatisierte Systeme kann die Rechnungsbearbeitung beschleunigt werden.
• Kosteneinsparungen: Weniger Papier, Porto und Lagerkosten.
• Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch ist gut für die Umwelt.
• Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind schwerer zu manipulieren als Papierdokumente.

Neben den allgemeinen Informationen zur E-Rechnungspflicht möchten wir auch auf eine spezielle Lösung hinweisen: Wir haben eine E-Rechnungssoftware entwickelt, die Unternehmen dabei unterstützt, sich mühelos an die neuen gesetzlichen Anforderungen anzupassen.

8. Unsere E-Rechnungssoftware

Unsere Software ist auf die speziellen Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 ausgerichtet und bietet eine benutzerfreundliche und intuitive Lösung, die sowohl kleine als auch große Unternehmen optimal unterstützt. Hier sind einige Vorteile unserer Software:

• Kompatibilität: Unsere Software unterstützt die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, sodass Sie problemlos Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden können.
• Automatisierung: Die Software ermöglicht eine vollständig automatisierte Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen, was Fehler reduziert und den Arbeitsaufwand minimiert.
• Sicherheit: Mit unserer Software stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und vor Manipulationen geschützt sind.
• Integration: Sie lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren, wodurch der Umstellungsprozess für Ihr Unternehmen reibungslos verläuft.
• Support und Schulung: Wir bieten umfassenden Support und Schulungen an, damit Ihr Team schnell mit der neuen Lösung vertraut ist und effizient arbeiten kann.

9. Warum auf unsere Lösung setzen?

Durch unsere branchenübergreifende Erfahrung und das tiefgreifende Verständnis der gesetzlichen Anforderungen stellen wir sicher, dass unsere Software nicht nur konform ist, sondern Ihnen auch einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Unser Ziel ist es, Unternehmen zu helfen, die Umstellung auf die E-Rechnung nicht als Belastung, sondern als Chance zur Effizienzsteigerung zu nutzen.

Wenn Sie Fragen zu unserer E-Rechnungssoftware haben oder eine Demo erhalten möchten, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.